Er zijn verschillende voordelen als je toner gebruikt in plaats van traditionele inkt. Toner droogt niet uit zoals inkt kan doen, waardoor je langere tijd kunt blijven printen zonder dat je je zorgen hoeft te maken over het vervangen van cartridges. Daarnaast produceert toner meestal scherpere en helderdere afdrukken, en laserprinters die toner gebruiken, kunnen vaak sneller en efficiënter printen dan inkjetprinters. Dit maakt toner ideaal voor drukkerijen en zakelijke omgevingen waar snelheid en kwaliteit belangrijk zijn.
Hoe vaak je je toner moet vervangen hangt af van hoeveel je print. Alle printers hebben een indicatie van de tonerstatus; meestal kun je de vorderingen checken via het menu van je printer of op je computer. Als je veel documentatie afdrukt, kan het zijn dat je elke paar weken of maanden je toner moet vervangen. Let op dat het beter is om een toner op tijd te vervangen, zodat je niet halverwege een belangrijke afdruk hoeft te stoppen om een nieuwe te installeren.
Als je toner bijna op is, zie je meestal een waarschuwing op je printer of computer. Sommige printers blijven afdrukken, zelfs als ze een waarschuwing geven, maar de kwaliteit van de afdrukken kan gaan afnemen. Het is een goed idee om een nieuwe toner in huis te hebben, zodat je niet verrast wordt. Het is ook mogelijk om de toner bij te vullen in sommige printers, maar dat kan de kwaliteit van de afdrukken beïnvloeden.
Het is meestal mogelijk om verschillende kleuren toners in één printer te combineren, mits de printer specifiek ontworpen is voor het gebruik van meerdere kleuren. Je kunt bijvoorbeeld cyaan, magenta, geel en zwart gebruiken. Zorg ervoor dat je de juiste toners voor jouw specifieke printermodel gebruikt om compatibiliteitsproblemen te voorkomen.
Het installeren van toner in je printer is over het algemeen vrij eenvoudig en kan vaak in slechts enkele minuten worden gedaan. De meeste moderne printers hebben duidelijke instructies, zowel op het apparaat zelf als in de handleiding. Als je eenmaal de oude toner hebt verwijderd, moet je de nieuwe toner simpelweg op de juiste plaats klikken of schuiven en het deksel weer sluiten. Het is een goed idee om je handen te beschermen, omdat toner soms kan stof geven.