Functieomschrijving

• *Heb jij ervaring met het samenvoegen van secretariaten? Zorg jij in deze transitie voor rust en structuur om samen te bouwen aan één samenhangende afdeling? Dan kom ik graag met je in contact voor deze detacheringsopdracht voor de periode van één jaar.

• *Wat ga je doen?

Management support bestaat uit 40 fte en de verandering is gericht op meer samenwerking, kennisdeling, onderlinge vervangbaarheid en een evenwichtige verdeling van de werkbelasting. De verandering vraagt om het verbinden van verschillende teamculturen en werkwijzen, met behoud van de aansluiting bij de afzonderlijke directies en hun specifieke ondersteuningsbehoeften. Voor dit verandertraject zijn de jaren 2026 en 2027 uitgetrokken. De tijdelijke leidinggevende brengt rust, structuur en duidelijkheid en bouwt samen met afdelingshoofden, de implementatiemanager en de medewerkers aan één samenhangende afdeling. Hierdoor krijgt de implementatiemanager ruimte om de implementatieopdracht verder uit te voeren.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Dagelijkse aansturing en continuïteit (samen met de afdelingshoofden).
• Ondersteunen van de leidinggevenden bij complexe casuïstiek (bijvoorbeeld verzuim) en zorgt voor duidelijke prioriteiten, besluitvorming en opvolging.
• Bewaken van de werkbelasting en bespreken van knelpunten met de verantwoordelijke manager.
• Fungeren als klankbord voor leidinggevenden waar en wanneer nodig en ondersteuning bieden bij het versterken van hun rol, het omgaan met complexe casuïstiek en teamdynamiek.
• De coaching afstemmen op de ervaring en ontwikkelbehoeften van de afdelingshoofden.
• Combineren van de dagelijkse aansturing met coaching en maken van heldere afspraken over beide rollen.
• Begeleiden van de samenvoeging van de secretariaten en bouwen aan gezamenlijke werkafspraken, duidelijke rollen en een gedeelde manier van werken.
• Herkennen van de dynamiek die deze samenvoeging met zich meebrengt, zoals verschillen in teamcultuur, werkprocessen, gewoonten en verwachtingen.
• Aandacht geven aan bestaande werkrelaties, de binding met de onderdelen waarvoor de secretariaten werken en onzekerheid over veranderende rollen.
• Bespreekbaar maken van spanningen en weerstand en betrekken van medewerkers bij het vormgeven van de samenwerking.
• Nauw samenwerken met de implementatiemanager, afdelingshoofden, portefeuillehouders en clustermanager, met een heldere verdeling van verantwoordelijkheden.
• Vertalen van de veranderingen naar de dagelijkse praktijk en zorgen dat nieuwe afspraken en werkwijzen worden geborgd.
• Zorgen voor een zorgvuldige overdracht aan het einde van de opdracht.

Wat bieden wij?

• Detachering via Top Secretaries, contract voor de duur van de opdracht
• 25 vakantiedagen, 5 ADV dagen, vakantiegeld 8%
• Eindejaarsuitkering, pensioen

Waar ga je werken?
Onderwijsinstelling in Utrecht.

Wat vragen wij?

• hbo diploma
• zeer ruime, aantoonbare, ervaring als leidinggevende van een groot secretariaat in transitie
• zelfstandig verantwoordelijkheid kunnen nemen
• aantoonbare ervaring met het samenvoegen van secretariaten en het opbouwen van een gezamenlijke afdeling
• aaantoonbare ervaring met het coachen van leidinggevenden die zich in hun rol ontwikkelen
• beschikbaar voor 32 uur per week (3 dagen op locatie)
• op korte termijn beschikbaar (uiterlijk begin januari 2027)

Interesse?
We hebben deze keer een korte reactie termijn, dus solliciteer direct en vóór maandag 16 november als je geïnteresseerd bent.

Met vragen mag je me altijd bellen, appen of mailen -> 0652367321/judith.gijsen@topsecretaries.nl