Functieomschrijving

• *Ben jij georganiseerd, proactief en sterk in het aanbrengen van structuur binnen complexe projecten? Zoek jij een parttime functie waarin je een belangrijke rol speelt in het ondersteunen van projectteams en het bewaken van processen en besluitvorming? Dan is de functie van parttime projectsecretaresse / PMO bij het CJIB iets voor jou!

• *Wat ga je doen?

Als parttime projectsecretaresse / PMO bij het CJIB ondersteun je de projectmanager en het projectteam bij het soepel laten verlopen van de projectorganisatie. Jij zorgt voor samenhang tussen het project, de verschillende werkgroepen en de interne en externe besluitvormingsprocessen.

Je werkt in deze parttime rol nauw samen met inhoudelijke collega’s en beleidsmedewerkers die expert zijn op hun vakgebied. Jij zorgt ervoor dat werkgroepen goed zijn voorbereid op interdepartementale en interbestuurlijke overleggen en dat stukken tijdig worden aangeleverd voor zowel externe afstemming als interne besluitvorming.

Daarnaast ben je vaak het schakelpunt tussen de inhoudelijke teamleden en de projectmanager. Je stelt zelfstandig aanbiedingsformulieren, annotaties, memo’s en notities op en ondersteunt bij het opstellen van agenda’s, het uitwerken van overleggen en het actueel houden van planningen, actielijsten en risico-overzichten.

Ook bewaak je deadlines, afhankelijkheden en risico’s binnen het project en denk je actief mee over verbeteringen in de projectorganisatie. Bij voorkeur heb je ervaring met het maken van heldere visuals in bijvoorbeeld PowerPoint om complexe informatie overzichtelijk te presenteren. Deze parttime functie biedt veel verantwoordelijkheid en afwisseling.

Wat bieden wij?

• Een bruto uur salaris tussen de €20,81 en €27,83 (afhankelijk van jouw ervaring);
• Een tijdelijke parttime opdracht voor 20 uur per week, in eerste instantie voor de duur van een half jaar;
• Een volledige vergoeding voor het reizen met het openbaar vervoer;
• Een maximale reiskostenvergoeding voor het reizen met de auto van €3,49 per dag;
• Wekelijkse betaling;
• 8% vakantietoeslag en 25 vakantiedagen;
• 8,3% eindejaarsuitkering (wekelijks betaald)
• Deelname aan de pensioenregeling via STIPP vanaf je eerste werkdag!
• Persoonlijke ontwikkeling: tijdens je contract heb je toegang tot de Adecco Academy, een online platform met diverse trainingen en cursussen.

Waar ga je werken?
Je komt te werken binnen het CJIB (Centraal Justitieel Incassobureau), een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Binnen deze omgeving werk je nauw samen met projectmanagers, beleidsmedewerkers, werkgroeptrekkers en collega’s van andere uitvoeringsorganisaties.

Het CJIB richt zich op complexe maatschappelijke opgaven waarbij goede samenwerking tussen verschillende interne en externe stakeholders essentieel is. Besluitvorming vindt plaats op meerdere niveaus en vraagt om zorgvuldige voorbereiding, heldere communicatie en sterke projectondersteuning.

Als projectsecretaresse / PMO speel jij hierin een belangrijke rol. Jij zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, informatie op tijd beschikbaar is en projectteams optimaal ondersteund worden in hun werkzaamheden.

Wat vragen wij?

• Beschikbaar voor 20 uur per week;
• Bij voorkeur een afgeronde opleiding in secretariële richting;
• Aantoonbare ervaring als projectsecretaresse, PMO-medewerker of managementondersteuner;
• Ervaring met projectmanagementondersteuning en bestuurlijke processen;
• Goede beheersing van MS Office-programma’s, met name Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden;
• Je bent proactief, zelfstandig en weet goed prioriteiten te stellen;
• Je bent stressbestendig, flexibel en werkt verbindend samen met verschillende stakeholders.

Interesse?
Net zo enthousiast als wij? Solliciteer dan snel via de sollicitatiebutton voor 8 mei!

Heb jij eerst nog vragen? Neem dan contact op met Julian of Kim via 088-3746363.